Dal 1° gennaio 2026, per i soggetti tenuti alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, entra in vigore l’obbligo di piena integrazione tra il processo di rilevazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico. In concreto, l’adempimento si realizza in due modi: da un lato occorre memorizzare e trasmettere i dati dei pagamenti elettronici insieme ai corrispettivi; dall’altro occorre collegare gli strumenti di pagamento elettronico agli strumenti di certificazione dei corrispettivi.
La finalità della norma è chiara: facilitare i controlli fiscali e consentire la verifica di eventuali incoerenze tra gli incassi elettronici e gli scontrini telematici emessi. Il collegamento richiesto non è un collegamento fisico tra dispositivi, ma un abbinamento “logico” da comunicare tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”.
Chi è obbligato al collegamento tra POS e RT
Sono tenuti all’adempimento i soggetti che utilizzano registratori telematici, Server RT o la procedura web “Documento commerciale online”. L’obbligo riguarda gli strumenti hardware o software con cui vengono incassati elettronicamente i corrispettivi certificati tramite questi sistemi.
Rientrano quindi nell’obbligo non solo i POS fisici tradizionali, ma anche i soft POS e i POS virtuali utilizzati per i pagamenti online. Il bonifico bancario, invece, non rientra tra gli strumenti da collegare; resta però fermo che, se il pagamento avviene con bonifico, il documento commerciale deve comunque riportare che l’incasso è avvenuto con pagamento elettronico e per quale importo.
Da quando è disponibile il servizio dell’Agenzia delle Entrate
L’apposito servizio web per effettuare il collegamento è stato reso disponibile dal 5 marzo 2026. Per chi utilizza RT o Server RT, il collegamento si effettua nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”; per chi utilizza la procedura “Documento commerciale online”, la funzione è presente all’interno della stessa applicazione.
Scadenze: entro quando fare il collegamento
Per i POS per i quali risultava in essere un contratto di convenzionamento nel mese di gennaio 2026, il collegamento deve essere effettuato entro il 20 aprile 2026, cioè entro 45 giorni dal rilascio del servizio web.
Per i POS attivati dopo il 31 gennaio 2026, il collegamento deve essere registrato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo a quello di effettiva disponibilità del POS ed entro l’ultimo giorno lavorativo di tale mese. La stessa logica vale anche per le variazioni dei collegamenti già registrati, ad esempio in caso di spostamento del POS da un punto vendita a un altro o di collegamento a un diverso RT.
Come funziona il collegamento tra POS e registratore telematico
Il collegamento è un semplice censimento telematico dei dispositivi. In pratica, l’operatore deve associare i dati identificativi del POS a quelli del registratore telematico oppure alla procedura “Documento commerciale online”. Non è richiesto alcun aggiornamento tecnico del registratore telematico.
Per effettuare il collegamento servono in particolare la matricola del registratore telematico, i dati identificativi del POS e l’indirizzo dell’esercizio commerciale presso cui i dispositivi vengono utilizzati. Per gli ambulanti non è necessario indicare l’indirizzo: in questi casi va selezionata l’apposita opzione “Dispositivo ambulante”.
Quali dati servono per identificare il POS
Per i POS fisici l’identificazione avviene tramite il Terminal ID e i dati dell’acquirer, cioè codice fiscale e denominazione del prestatore del servizio di pagamento. Per i POS virtuali, invece, in assenza del Terminal ID, rilevano soltanto i dati dell’acquirer.
Su questo punto è bene prestare attenzione: il soggetto che fornisce il POS o la banca di appoggio non sempre coincide con l’acquirer che ha sottoscritto il contratto di convenzionamento. Per evitare errori nel collegamento, è opportuno verificare con precisione contratti e rendicontazioni.
Il collegamento può essere multiplo
Un chiarimento molto importante riguarda il fatto che il collegamento non deve essere necessariamente uno a uno. È possibile creare collegamenti multipli tra dispositivi di certificazione e strumenti di incasso. Quindi un POS può essere associato a più RT e, viceversa, un RT può essere associato a più strumenti di pagamento.
Vi è però una distinzione rilevante: un POS virtuale può essere associato anche a RT situati in unità locali diverse, mentre un POS fisico può essere collegato a più RT solo se l’indirizzo dell’unità locale coincide. Inoltre, se un solo terminale fisico opera con due diversi contratti di convenzionamento, occorrono due distinte registrazioni di collegamento riferite allo stesso Terminal ID ma a due diversi acquirer.
Quando il collegamento non è obbligatorio
L’obbligo non sussiste per i POS utilizzati esclusivamente per pagamenti riferiti a corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica, oppure per incassi relativi a corrispettivi documentati esclusivamente mediante fattura.
Tra le esclusioni specifiche rientrano, secondo i documenti allegati, i POS utilizzati esclusivamente per distributori automatici, cessioni di carburante e servizi di ricarica dei veicoli elettrici.
Attenzione all’utilizzo promiscuo del POS
Se però lo stesso POS viene usato sia per operazioni soggette a documento commerciale sia per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio. Lo stesso vale quando il terminale viene usato sia per incassare operazioni certificate con documento commerciale sia per incassi relativi a fatture. In questi casi conta l’uso effettivo dello strumento, non solo la tipologia di attività svolta.
I documenti richiamano espressamente il caso della tabaccheria che usa un unico POS sia per tabacchi, giochi e lotterie sia per altri prodotti: anche in questa situazione il collegamento deve essere effettuato.
Va inoltre considerato che, quando un POS viene dichiarato in piattaforma come utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate o per incasso di fatture, tale dichiarazione è irreversibile. Di conseguenza, quel terminale non dovrebbe più essere utilizzato nemmeno occasionalmente per operazioni che richiedono l’emissione del documento commerciale.
Pagamenti elettronici e documento commerciale: non basta collegare il POS
Dal 2026 non basta effettuare il collegamento. Al momento dell’emissione del documento commerciale, l’esercente deve anche indicare la forma di pagamento e il relativo importo, scegliendo tra contante, pagamento elettronico o ticket. I dati dei pagamenti elettronici giornalieri devono poi essere memorizzati puntualmente e trasmessi in forma aggregata insieme ai corrispettivi.
Sanzioni per omesso collegamento o errata gestione
I documenti allegati richiamano l’introduzione di specifiche sanzioni in caso di violazione dell’obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione fiscale, nonché in caso di errata trasmissione dei dati relativi ai pagamenti elettronici.
Per questo motivo è importante verificare per tempo quanti POS risultano attivi, come vengono effettivamente utilizzati, quali sono i relativi acquirer e a quali RT devono essere associati. Una corretta mappatura iniziale consente di ridurre il rischio di errori e di gestire con maggiore serenità il nuovo adempimento.
Conclusioni
L’obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici rappresenta un passaggio operativo rilevante per molti esercenti. Non si tratta di un intervento tecnico sui dispositivi, ma di una comunicazione logica che richiede attenzione nella raccolta dei dati, nella verifica dell’uso concreto dei terminali e nella corretta gestione dei pagamenti elettronici sul documento commerciale.
Per chi gestisce più punti vendita, più strumenti di incasso o situazioni miste tra corrispettivi, attività esonerate e fatture, è consigliabile effettuare una verifica puntuale della propria organizzazione prima delle scadenze previste.
Estratto breve per anteprima sito
Dal 2026 diventa operativo l’obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione dei corrispettivi. Vediamo chi è obbligato, come funziona il collegamento logico, quali sono le esclusioni, le scadenze e i principali rischi sanzionatori.
