I rimborsi spese spettanti al professionista nello svolgimento della propria attività si distinguono in due categorie:
- anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente;
- rimborsi spese assimilati ai compensi e non
- Le anticipazioni effettuate dal professionista
Le anticipazioni effettuate dal professionista in nome e per conto del cliente costituiscono delle semplici anticipazioni finanziarie e sono, per esempio:
- pagamenti anticipati di documenti di spesa intestati al cliente;
- acquisto di marche da bollo, diritti di cancelleria, diritti camerali, diritti di segreteria, ecc., in nome e per conto del cliente;
- pagamenti di imposte, tasse di concessioni governative, ecc., in nome e per conto del cliente.
Tali anticipazioni devono:
- essere analiticamente documentate;
- far riferimento a un mandato con rappresentanza tra il cliente e il professionista (art. 1804 del codice civile).
In questo caso il documento di spesa va intestato al cliente. Il professionista che addebita la spesa al cliente deve:
- registrare la spesa come anticipazione, senza recuperare l’Iva;
- emettere una nota spese al cliente, separata o in fattura;
- escludere la spesa in fattura dalla base imponibile Iva ex art. 15, comma 1, n. 3 del Dpr 633/1972;
- non assoggettare a ritenuta la spesa in fattura.
- I rimborsi spese assimilati ai compensi e non
2.1 Spese pagate dal professionista
I rimborsi spese assimilati ai compensi sono correlati a spese sostenute dal professionista in nome proprio ma per conto del cliente nell’ambito dello svolgimento di uno specifico incarico, per esempio, le spese generali di studio e quelle di trasferta.
Tali spese possono essere documentate a piè di lista (per esempio le spese di trasferta) o a forfait (per esempio le spese generali di studio). L’eventuale documento di spesa va intestato al professionista.
Il professionista che addebita la spesa al cliente in questo caso deve:
- registrare la spesa tra gli acquisti e recuperare l’Iva;
- emettere fattura: la spesa forma la base imponibile sia i fini Iva che ai fini previdenziali ed è soggetta a ritenuta d’acconto del 20%.
Deducibilità delle spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dai professionisti
La disciplina delle spese di vitto e alloggio sostenute dai professionisti è regolata dall’articolo 54 comma 5. “Le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75 per cento e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2 per cento dell’ammontare dei compensi percepiti nel periodo di imposta.”
Le spese di viaggio (treno, taxi..) documentate sono deducibili al 100% eccetto i costi auto (deduzione limitata del 20% prevista dall’art. 164 del Tuir).
Riaddebito in fattura delle spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dai professionisti
Al fine di garantire l’inerenza della spesa di viaggio, vitto e alloggio sostenuta dal professionista, è imposto l’analitico riaddebito nella fattura emessa nei confronti del committente che ha richiesto la consulenza per la quale è stata effettuata la trasferta. Pertanto, quando il professionista sostiene la spesa di vitto e alloggio e la riaddebita, detta spesa diviene integralmente deducibile (ossia non sconta le limitazioni previste nel precedente periodo: limitazione del 75% di deducibilità all’interno del tetto del 2% dei compensi percepiti nel corso del periodo d’imposta) mentre le spese di viaggio mantengono le diposizioni già citate nel paragrafo precedente.
2.2 Spese di viaggio, vitto e alloggio pagate direttamente dal committente
Il decreto sulle Semplificazioni fiscali (D.Lgs. n. 175/2014) ha previsto che le prestazioni alberghiere e di somministrazioni di alimenti e bevande acquistate direttamente dal committente (fattura emessa dall’albergatore o dal ristoratore intestata al committente che contenga l’indicazione del professionista) non costituiscono compensi in natura per i professionisti che ne usufruiscono. Inoltre, la conversione del Dl 193/2016 nella legge 225/2016, ha previsto che anche le spese di viaggio (treno, taxi, escluso auto) sostenute dal committente per le trasferte eseguite dal professionista sono anch’esse escluse dal reddito di lavoro autonomo.
In sostanza dal 1° gennaio 2017 si determina una completa neutralità nel calcolo del reddito professionale di tutte le spese (vitto, alloggio e anche viaggio) che il committente sostiene direttamente per consentire al professionista incaricato di eseguire il proprio mandato professionale.
QUINDI DAL PUNTO DI VISTA PRATICO – OPERATIVO:
- IL COMMITTENTE:
- riceverà dall’albergo/ristorante/taxi/treno il documento fiscale a lui intestato con esplicito riferimento al professionista che ha fruito del servizio;
- non comunicherà al professionista l’ammontare della spesa effettivamente sostenuta;
- non invierà al professionista la copia della relativa documentazione fiscale;
- i costi di viaggio, vitto e alloggio vengono dedotti direttamente dal committente nella determinazione del suo reddito.
- IL PROFESSIONISTA:
- emetterà parcella non comprendendo le spese sostenute dal committente per viaggio, vitto e alloggio;
- le fatture di hotel, ristorante, viaggio pagate dal committente non transitano nella contabilità del professionista.