L’Agenzia Entrate con le risposte agli interpelli n. 388-403-477 del 2019 sul tema, ha definitivamente considerato valide le note spese conservate in formato elettronico.
Nelle risposte si possono rinvenire anche le corrette procedure da seguire affinché la conservazione elettronica della nota spesa e dei relativi documenti giustificativi sia considerata documento fiscalmente valido in luogo di quella cartacea.
Innanzitutto secondo la normativa fiscale qualunque documento analogico, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Riguardo al requisito dell’autenticità, esso è garantito quando ci sia un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso da parte dei terzi. Per la nota spese elettronica l’autenticità è sicuramente garantita se è sottoscritta con firma digitale del dipendente. E’ però ugualmente garantita se il dipendente crea la nota spese accedendo ad un portale aziendale dedicato in cui si identifica in maniera univoca.
Procedura considerata corretta dall’agenzia entrate
- Formazione e acquisizione del giustificativo di spesa: può avvenire tramite smartphone (fotografia del documento o lettura ocr/riconoscimento ottico etc) o tramite pc (scansione/etc). In entrambi i casi il dipendente deve autenticarsi in maniera univoca sulla app o sul portale dedicato per garantire l’autenticità del documento. Il documento viene automaticamente archiviato e non può essere più modificato.
- Formazione, approvazione e controllo della nota spese: una volta caricati i giustificativi il dipendente crea a sistema la nota spese allegando per ciascuna voce l’immagine del giustificativo corrispondente. Il responsabile approva o scarta le voci che ritiene opportune.
- Archiviazione dei giustificativi di spesa: a seguito della contabilizzazione e registrazione della nota spese, il sistema attiva il processo di conservazione dei file con le informazioni relative alle note spese ed ai giustificativi.
- Conservazione sostitutiva: invio del pacchetto dei file al responsabile della conservazione sostitutiva e quindi apposizione di firma digitale e riferimento temporale, al fine di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico.
- Distruzione dei giustificativi analogici: al termine del processo di conservazione sostitutiva, i documenti analogici possono essere distrutti.
Non possono essere distrutti e quindi devono essere conservati anche in formato cartaceo i documenti cosiddetti “unici”, vale a dire i documenti per i quali non è possibile trovare una corrispondenza anche nella contabilità di terzi.
Per esemplificare sono i documenti di spesa sostenuti nei Paesi esteri. Ma non tutto l’estero. Solo i Paesi esteri non collaborativi fiscalmente con l’Italia (black list etc.)
Per esempio vanno bene tutti i Paesi UE ed in generali europei, gli USA e tanti altri extra UE.
Per essere dematerializzati i documenti unici dovrebbero essere autenticati da un pubblico ufficiale.
Ovviamente ai fini della deducibilità in capo all’azienda e alla non imponibilità per il dipendente non è sufficiente solo che la modalità di conservazione sia corretta, ma anche che il costo abbia i requisiti dell’inerenza, competenza e congruità secondo quanto previsto dal Tuir.
In conclusione si può dire che la dematerializzazione della nota spese, soprattutto per aziende con numerosi trasfertisti, rappresenta un sistema sicuramente più efficiente rispetto alla classica nota cartacea e quindi bisogna tenerne conto nell’ambito più generale del processo di digitalizzazione.